Jak zacząć e-mail i jak go zakończyć, by uniknąć wpadek (nie tylko) językowych
Opublikowany 10 grudnia 2020 w kategorii Webwriting
Zastanawiałaś się kiedyś, jak rozpocząć mail do klienta? Czy nie obrazi się, gdy napiszesz Panie Marku? Albo czy Szanowny Panie nie zabrzmi zbyt sztywno? A po Dzień dobry ma być przecinek czy wykrzyknik? A może nic? Zobacz, jak zacząć mail i jak poprawnie go zakończyć, by nie zrazić do siebie odbiorcy korespondencji.
Połowę sprawy załatwi internetowa kultura osobista, czyli netykieta, drugą – zasady ortografii. To jak zacząć mail, zależy od tego, z kim się witasz. Musisz wiedzieć, do kogo piszesz.
To tak jak przy spotkaniu z sąsiadami. Tym, których dobrze znasz, zwykle mówisz Cześć!
Ludziom, z którymi nigdy dłużej nie rozmawiałaś – Dzień dobry. No nie powiesz starszej pani z 3 piętra Eluwina! (Nie wiesz, co to znaczy? To znaczy, że ominął Cię plebiscyt na młodzieżowe słowo roku 2019.)
To jak rozpoczniesz e-mail nie zależy od wieku Twojego i odbiorcy, ale raczej od stopy znajomości, na której jesteście.
Czy się znacie, czy piszesz do kogoś po raz pierwszy?
Czy to mail oficjalny, czy raczej przyjacielskie pogaduszki?
I czy ten do kogo piszesz, stoi od Ciebie wyżej w hierarchii społecznej.
– gdy długo się znacie i jesteście na ty:
Siemka! Hejka! – tak przywitasz się z przyjaciółką. A także w każdy inny sposób, który brzmi naturalnie w Waszej rozmowie. Tu chyba nie masz problemu. Kto by zwracał uwagę na przecinki i duże litery, kiedy trzeba pogadać o babskich sprawach.
Możesz zacząć na różne sposoby:
Cześć!
Cześć, Gosiu,
Gośka!
– gdy znacie się, ale nie jesteście na Ty:
Kiedy współpracujesz już jakiś czas z klientem i forma Szanowny Panie wydaje Ci się zbyt sztywna, możesz wykorzystać:
Dzień dobry,
Dzień dobry, Panie Michale,
Panie Michale,
Ale uważaj! Zwrot po imieniu świadczy o pewnym stopniu zażyłości. Jeśli jesteście z adresatem na początku znajomości, może nie być zadowolony z takiego powitania.
Jeśli piszesz do firmy, w której nikogo nie znasz lub wysyłasz pismo urzędowe, rozpocznij od:
Szanowni Państwo,
Szanowny Panie, Szanowna Pani,
Szanowny Panie Dyrektorze, Panie Profesorze,
To jaką formę wybierzesz, zależy od Twojego wyczucia.
Jeśli chcesz poprawnie zakończyć wiadomość, idź za radą prof. Małgorzaty Marcjanik:
dostosuj pożegnanie do powitania.
Jeśli na początku maila piszesz:
Dzieńdoberek, Cześć i czołem, Siemaneczko,
to jak najbardziej kończ
Buziaczkami, Papatkami i Narazką.
Możesz ściskać i całować do woli.
Jeśli zaczęłaś od Dzień dobry, Panie Marku! to na końcu wystarczy:
Pozdrawiam
Jeśli chcesz dodać coś więcej, możesz napisać:
Pozdrawiam serdecznie i życzę miłego dnia
Życzę Pani/Panu miłego dnia i pozdrawiam
Pozdrawiam, życząc miłego dnia
Albo po prostu:
Miłego dnia
Pismo do Szanownych Państwa, zakończ:
Z wyrazami szacunku
Z poważaniem
Łączę wyrazy szacunku
Pozostaję z poważaniem
lub nieco mniej oficjalnie:
Łączę pozdrowienia
Kiedy w ciągu dnia spotykasz po raz czwarty swoją sąsiadkę, nie mówisz jej za każdym razem Dzień dobry. Co najwyżej uśmiechasz się serdecznie.
Tak samo, jeśli wymiana maili na dany temat toczy się jakiś czas, to nie zaczynasz każdej wiadomości od powitania. Napisz raczej Pani Zosiu. A gdy czujesz, że możesz sobie na to pozwolić – po prostu od razu przejdź do tematu.
Po przywitaniu:
Dzień dobry,
piszę w sprawie ogłoszenia…
Pani Alicjo,
przesyłam notatki z wczorajszego spotkania.
Cześć, Gosiu!
Jak zdrówko?
Przecinek musi się znaleźć po Dzień dobry czy Szanowny Panie, jeśli zwracamy się do kogoś po imieniu:
Dzień dobry, Pani Izo,
tak jak rozmawiałyśmy…
Kiedy się żegnamy, nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego.
Pozdrawiam
[podpis]
Z poważaniem
[podpis]
Wykrzykniki to emocje, dlatego warto ich używać w korespondencji nieformalnej. Z przyjaciółką jak najbardziej. Z kolegą z pracy też.
Cześć, Madziu!
Przesyłam Ci zdjęcia z weekendowego wypadu.
W korespondencji oficjalnej lepiej użyć przecinka.
Panie Marcinie,
w związku z naszą rozmową telefoniczną przesyłam materiały…
To jak rozpoczniesz mail, może zadecydować o tym, czy ktoś go przeczyta.
Prof. Michał Rusinek (literaturoznawca, tłumacz, były sekretarz Wisławy Szymborskiej) oznajmił parę lat temu, że nie czyta maili zaczynających się od Witam. Rozgorzała dyskusja wokół tego słowa. Okazało się, że większość nie toleruje słowa Witam w listach elektronicznych.
Zanim napiszesz e-mail, zastanów się nad tym, jak się przywitać i odpowiednio do powitania – pożegnać. Chcesz przecież, żeby ktoś Twoją wiadomość przeczytał. Jeśli dostosujesz jej styl do osoby, do której piszesz, masz większą pewność, że Ci odpowie.
Mam nadzieję, że wiesz już jak zacząć e-mail, by uniknąć nie tylko językowych wpadek. A jeśli chcesz łatwo poprawić swój tekst, zajrzyj do artykułu „Programy do korekty tekstu – 4 sposoby, by lepiej pisać”.
Kasia Zubrzycka-Sarna, copywriterka, założycielka marki Pisarenka, autorka e-booków o blogowaniu oraz współautorka książki “Chcę WWWięcej”. Na pisarenkowym blogu podpowiada, jak moc słowa wykorzystać w budowaniu własnej marki.
